Commencer à travailler sa stratégie de cabinet pour … Zéro €uro !

c’est tous les jours le 1er janvier lorsqu’il s’agit de bonnes résolutions au cabinet (crédit photos: Pexel, out the box, twenty20)

Faire évoluer son métier, pour mieux en vivre, mieux servir son client, on peut se dire que c’est facile à dire mais bien plus compliqué à mettre en œuvre.

Quand en plus, on exerce une profession réglementée, on va vite s’imaginer que l’on va être limité dans les possibilités de développement. Et puis ça doit coûter cher, c’est déroutant pour les collaborateurs et les clients, ça prend du temps, c’est pas le bon moment …

Maintenant qu’on a identifié les fausses excuses, si on passait à une méthodologie simple, sans engager de dépenses pour le cabinet, sans tout révolutionner dans votre quotidien ?

Aujourd’hui, on fait le ménage dans le bureau.

Pour commencer, dépoussiérez un peu vos habitudes.

– Mettez à jour votre profil LinkedIn et votre site internet : vérifiez vos informations, photos, contacts, publications et partages.

J’ai bien dit « mettre à jour », cela implique que vous avez déjà créé un profil sur les réseaux sociaux et au minimum un site internet de présentation de votre cabinet.

Pratiquer le métier d’avocat au 21ème siècle sans avoir de présence sur internet s’apparente à cette discipline disparue, lorsque les autres font un 50 m en bassin !

– supprimer les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée : prenez note des sources de perte de temps et d’énergie. Puis essayez de les répartir dans la matrice d’Eisenhower, qui classe l’importance et l’urgence des taches :

– Optimisez vos activités, en utilisant pleinement les outils à votre disposition : des réunions via visio-conférence (Skype, Webex, par exemple) une formation en Facebook Live, les ordinateurs portables et tablettes en consultation pour avancer directement avec votre client sur son dossier : combien d’avocats prennent des notes, puis les relisent plus tard à leur bureau, pour finir par envoyer un mail pour se faire repréciser certains points déjà évoqués (je ne plaisante pas, j’ai des noms !)

 Nul besoin de tout changer

Pour agir sur l’efficacité de votre cabinet, il faut savoir quels sont vos atouts. Dans un plan marketing, on rédige une grille de SWOT (ou en français : Forces, Faiblesses, Menaces et Opportunités).

Ici nous allons nous concentrer uniquement sur vos forces.

Prenez un carnet, un crayon et commencez à répondre aux questions suivantes:

– quel domaine, quelle spécialité, vous motive ?

– quel type de dossier vous plaît le plus ?

– quel type de clientèle vous convient le mieux ?

– comment pensez-vous vous épanouir au bureau ?

– quelles sont vos valeurs ?

En tant qu’avocat, votre vocation est, ou a été, un moteur dans votre installation. Essayez de le traduire en une ou deux phrases (en évitant au possible de paraphraser votre prestation de serment).

Enfin, si l’on considère l’ensemble des confrères exerçant à l’identique de votre cabinet, quelle est votre valeur ajoutée, ou ce qui vous rend unique ?

Tout ce que vous venez de rédiger sur votre carnet va vous servir de grille d’analyse par laquelle vont passer toutes vos prises de décisions ultérieures. Ce mini « audit » est facile à exploiter, peu importe votre spécialisation ou la taille de votre cabinet.

Attention, s’il y a plus de deux pages c’est que vous n’êtes pas allé suffisamment à l’essentiel.

(Re) devenez un entrepreneur

Peu importe le mode d’exercice au cabinet, vos années d’expérience, le nombre de confrères/concurrents au sein de votre Barreau : soyez un entrepreneur avec une vision socio-économique : L’entrepreneur est tout d’abord celui qui agit. Cette définition permet de saisir l’essence même de entrepreneuriat. Toute personne agissant en vue de modifier le présent et d’atteindre ses objectifs dans le futur est un entrepreneur. Le mot entrepreneur vient du latin « in prehendo-endi-ensum » qui signifie « découvrir, percevoir, se saisir de »

Enfin selon une étude d’Ernst & Young de juillet 2013, on ne naît pas entrepreneur, on le devient.

Il n’est donc jamais trop tard pour faire sa mutation. En un mot, aujourd’hui, entreprenez !

Le client au cœur de votre démarche

Toute la littérature économique et marketing actuelle vous le répète à l’envie : il importe de remettre le client au centre de votre activité, dans un seul but : Comment mieux le servir ? J’ai bien dit « mieux », pas nécessairement « plus ». Pour cela, écoutez vos clients, quelles sont leurs difficultés, leurs doutes. Avez-vous déjà pris l’habitude d’interroger vos clients après la conclusion d’un dossier pour avoir leur feedback ?

Donnez-leur aussi un peu plus de transparence sur votre quotidien au bureau : qu’ont-t-ils envie de savoir de vous et votre cabinet ? Certains avocats ont depuis longtemps alimenté leur site d’un blog et de newsletters, ils réunissent clients et réseaux autour d’un café et d’un vidéoprojecteur pour réaffirmer leur compétence sur un domaine d’actualité…

et vous ?

Un avocat m’avait exprimé son appréhension à communiquer vers ses clients, estimant que « le droit est un thème anxiogène à lire » : même si je respecte cette opinion, je ne peux m’empêcher de poser la question suivante : comment faire pour passer auprès de ses clients du statut de « recours imposé » à celui de « partenaire de vie juridique, professionnelle ou privée » ?

Chercher des profils complémentaires

Allez chercher chez vos collaborateurs les compétences qui vous manquent, associez-vous avec des gens différents de vous qui vont avoir un regard différent sur votre activité. S’entourer de collègues semblables à votre personnalité et avec les mêmes qualités (et potentiellement les mêmes défauts) va multiplier les doublons de compétences et laisser vides les domaines sur lesquels vous ne pouvez/ voulez/ savez agir. En résumé, vous allez vous constituer un orchestre qu’avec des violonistes, une équipe de football qu’avec des gardiens de but, avouons qu’il y a mieux comme casting !

Et si vous êtes en exercice solo, échangez avec des confrères en rupture avec les habitudes et codes de la profession, avec des cabinets qui cherchent leur modèle ou leur stratégie, comme vous. Vous verrez que l’énorme majorité partageront leur expérience, vous donneront des pistes. Sans même parler de la bienveillance confraternelle, cela répond aussi à un réflexe comportemental : on aime tous donner une bonne adresse, un bon contact, une bonne méthode (le syndrome du « j’ai le meilleur kiné de la ville ») …

Un avocat, ça doit être sérieux ?

Restez absolument professionnel dans ce que vous faites, il n’y a pas de débat à ce sujet, mais évitez de vous prendre trop au sérieux :

Chaque profession se nourrie de vieilles habitudes, perpétuées comme de sacro-saintes traditions, qui sont souvent là au mieux pour faciliter la transmission express d’un savoir-faire (« on a toujours fait comme ça »), souvent pour rassurer les ainés dans leurs habitudes, au pire pour limiter les réflexions plus jeunes à comment faire autrement.

Dans les séances de brainstorming on parle de « think out of the box », penser différemment, réfléchir de façon non conventionnelle ou selon une perspective nouvelle.

Pour illustrer la pensée « out of the box » on prendra le test de recrutement utilisé par la Walt Disney Company il y a déjà cinquante ans. Il est demandé au candidat de relier les 9 points sans lever son stylo :

La solution est assez simple, il faut s’affranchir des limites du carré, les dépasser. La seule règle est de ne pas lever son stylo. L’exercice montre la tendance que nous avons à imaginer des règles, des limitations qui n’existent pas.

Adoptez au sein de votre cabinet un management où les nouvelles propositions sont reçues avec ouverture et sans à priori.

Mais ne vous précipitez pas pour changer à tout prix et vous dire que la partie est gagnée au prétexte que vous ne faites plus votre métier de la même façon que la semaine dernière.

Adoptez les transformations qui auront un sens pour vous à long terme et selon votre « mini-audit » écrit sur votre carnet tout à l’heure.

C’est le moment de l’addition :

J’avais annoncé une méthode à zéro euro, faisons les comptes :

• Faire du ménage dans ses outils et habitudes de travail : 0€
• Adopter des méthodes digitales : de 0€ (commencez par utiliser les technos déjà présentes au bureau, pour la plupart des services en ligne à déployer il existe des formules gratuites, au moins pour essai) à XXX€ pour ceux qui n’utilisent le qualificatif « digitale » qu’avec celui « d’empreinte » dans un dossier pénal et qui pensent que la technologie s’est emballée avec l’apparition du minitel en 1980
•  Rédiger son listing d’atouts : 3€ pour un carnet, 2€ pour le stylo, mais de nombreux partenaires et sponsors de salons et congrès vous en offriront gratuitement.
• Se mettre en écoute client : de 0 à XX€ si on invite son client à déjeuner, mais cela se déduira en frais professionnels.
• Compléter les expertises : de 0€ pour une discussion avec un confrère à XX€ pour l’embauche d’un collaborateur (mais censé rapporter 3 fois XX€).
• Raisonner différemment : de 0€ (réutilisez le carnet et stylo) à 3000$ pour ceux qui tiennent absolument à aller à Burbank, Californie, au siège de Walt Disney Co. pour faire le test d’embauche eux-mêmes.

En conclusion, dans cette démarche l’idée sera de jouer sur vos forces (rappelez-vous ce que vous avez noté sur votre carnet), en levant régulièrement la tête de vos dossiers, en s’obligeant à sortir de votre routine.

En suivant cette méthodologie, vous ne remplacerez pas l’accompagnement d’un conseil spécialisé, qu’il s’agisse d’un cabinet externe qui va établir une feuille de route, ou bien en interne un collaborateur dédié à ce développement (secrétaire général, office manager, voire Business developer) ; toutefois vous allez rapidement faire le constat que 70 à 80% des outils et embryons de solutions sont déjà présents au cabinet et qu’il ne tient qu’à vous de mieux les utiliser.